E-Mails sind für Steuerberater geschäftsrelevante Dokumente – und damit aufbewahrungspflichtig. Mit unserem FIT Standard für rechtssichere E-Mail-Archivierung bieten wir Kanzleien eine GoBD-konforme, performante und sichere Lösung auf Basis von MailStore – gehostet im DATEV Rechenzentrum.
Der FIT Standard für rechtssichere E-Mail-Archivierung
Mit der FÖRSTERasp365 E-Mail-Archivierung classic machen wir moderne, revisionssichere E-Mail-Archivierung für Steuerberater einfach nutzbar.
So funktioniert unser Standard:
- 📩 Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails
- 🔒 Speicherung unveränderbarer 1:1-Kopien im zentralen Archiv
- 🏢 Betrieb im DATEV Rechenzentrum
- 🔎 Extrem schnelle Volltextsuche
- 💼 Nahtlose Integration in Microsoft Outlook
- 📚 Unterstützung bei GoBD-konformer Umsetzung
Anwender arbeiten weiterhin wie gewohnt in Outlook – die Archivierung läuft im Hintergrund automatisiert.
Warum E-Mail-Archivierung für Steuerberater unverzichtbar ist
Steuerkanzleien unterliegen strengen gesetzlichen Anforderungen, insbesondere durch:
- GoBD
- Abgabenordnung
- Handelsgesetzbuch
E-Mails mit steuerlich relevanten Inhalten müssen:
- vollständig
- unveränderbar
- nachvollziehbar
- jederzeit verfügbar
archiviert werden. Eine reine Ablage im Postfach oder Backup erfüllt diese Anforderungen nicht.
Technische Umsetzung: Journaling mit Microsoft 365
Für eine rechtssichere E-Mail-Archivierung ist das sogenannte E-Mail-Journaling erforderlich.Im Microsoft 365 bzw. Exchange Online ist diese Funktion standardmäßig verfügbar.Dabei wird jede ein- und ausgehende E-Mail automatisch als Kopie an das Archiv übergeben – manipulationssicher und lückenlos.
Speicherung im DATEV Rechenzentrum
Ein entscheidender Vorteil unseres FIT Standards:Die Sicherungsdaten werden im DATEV Rechenzentrum gespeichert.Das bedeutet für Steuerberater:
- Höchste Sicherheitsstandards
- Redundante Infrastruktur
- DSGVO-konforme Verarbeitung
- Kanzleigerechte IT-Umgebung
Gerade für DATEV-orientierte Kanzleien ist diese Architektur ideal integriert.
Vorteile unseres FIT Standards
✔ Rechtssicherheit
GoBD-konforme Archivierung durch Journaling und unveränderbare Speicherung.
✔ Performance & Entlastung
Reduzierte Postfachgrößen und schnellere Serverperformance.
✔ Schutz bei Mitarbeiterwechsel
Keine E-Mail-Verluste bei Austritten.
✔ Schnelle Recherche
Mandantenkommunikation innerhalb von Sekunden auffindbar.
✔ DATEV-nahe Infrastruktur
Speicherung im DATEV Rechenzentrum – ideal für Steuerberater.
Typische Einsatzszenarien in Kanzleien
- Mandanten-E-Mail-Kommunikation
- Digitale Freigaben und Abstimmungen
- Verträge & steuerrelevante Korrespondenz
- Nachweispflicht bei Betriebsprüfungen
- Archivierung bei Mitarbeiterwechsel
E-Mail Archivierung & Verfahrensdokumentation
Neben der technischen Lösung unterstützen wir auch organisatorisch:
- Dokumentation der Archivierungsprozesse
- Unterstützung bei der Verfahrensdokumentation
- Definition von Aufbewahrungsfristen
- Rechte- und Zugriffskonzepte
Denn eine GoBD-konforme Archivierung ist nicht nur Technik – sondern Prozess.
Fazit: Der FIT Standard für Kanzleisicherheit
Mit der FÖRSTERasp365 E-Mail-Archivierung classic erhalten Steuerberater:
- eine rechtssichere Lösung
- Hosting im DATEV Rechenzentrum
- MailStore-Technologie
- saubere Integration in Microsoft 365
- klare Lizenzstruktur
Damit schaffen Sie Rechtssicherheit, Effizienz und langfristige Datenverfügbarkeit.
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Wir beraten Steuerkanzleien individuell und entwickeln eine passgenaue Lösung – abgestimmt auf Ihre DATEV-Umgebung und Kanzleistruktur.
