E-Mail Archivierung für Steuerberater – Der FIT Standard mit MailStore im DATEV Rechenzentrum

E-Mails sind für Steuerberater geschäftsrelevante Dokumente – und damit aufbewahrungspflichtig. Mit unserem FIT Standard für rechtssichere E-Mail-Archivierung bieten wir Kanzleien eine GoBD-konforme, performante und sichere Lösung auf Basis von MailStore – gehostet im DATEV Rechenzentrum.

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Der FIT Standard für rechtssichere E-Mail-Archivierung

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Mit der FÖRSTERasp365 E-Mail-Archivierung classic machen wir moderne, revisionssichere E-Mail-Archivierung für Steuerberater einfach nutzbar.

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So funktioniert unser Standard:

• 📩 Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails
  
• 🔒 Speicherung unveränderbarer 1:1-Kopien im zentralen Archiv
  
• 🏢 Betrieb im DATEV Rechenzentrum
  
• 🔎 Extrem schnelle Volltextsuche
  
• 💼 Nahtlose Integration in Microsoft Outlook
  
• 📚 Unterstützung bei GoBD-konformer Umsetzung
  

Anwender arbeiten weiterhin wie gewohnt in Outlook – die Archivierung läuft im Hintergrund automatisiert.

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Warum E-Mail-Archivierung für Steuerberater unverzichtbar ist

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Steuerkanzleien unterliegen strengen gesetzlichen Anforderungen, insbesondere durch:

• GoBD
  
• Abgabenordnung
  
• Handelsgesetzbuch

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E-Mails mit steuerlich relevanten Inhalten müssen:

• vollständig
  
• unveränderbar
  
• nachvollziehbar
  
• jederzeit verfügbar
  

archiviert werden. Eine reine Ablage im Postfach oder Backup erfüllt diese Anforderungen nicht.

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Technische Umsetzung: Journaling mit Microsoft 365

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Für eine rechtssichere E-Mail-Archivierung ist das sogenannte E-Mail-Journaling erforderlich.Im Microsoft 365 bzw. Exchange Online ist diese Funktion standardmäßig verfügbar.Dabei wird jede ein- und ausgehende E-Mail automatisch als Kopie an das Archiv übergeben – manipulationssicher und lückenlos.

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Speicherung im DATEV Rechenzentrum

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Ein entscheidender Vorteil unseres FIT Standards:Die Sicherungsdaten werden im DATEV Rechenzentrum gespeichert.Das bedeutet für Steuerberater:

• Höchste Sicherheitsstandards
  
• Redundante Infrastruktur
  
• DSGVO-konforme Verarbeitung
  
• Kanzleigerechte IT-Umgebung
  

Gerade für DATEV-orientierte Kanzleien ist diese Architektur ideal integriert.

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Vorteile unseres FIT Standards
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✔ Rechtssicherheit
GoBD-konforme Archivierung durch Journaling und unveränderbare Speicherung.
✔ Performance & Entlastung
Reduzierte Postfachgrößen und schnellere Serverperformance.
✔ Schutz bei Mitarbeiterwechsel
Keine E-Mail-Verluste bei Austritten.
✔ Schnelle Recherche
Mandantenkommunikation innerhalb von Sekunden auffindbar.
✔ DATEV-nahe Infrastruktur
Speicherung im DATEV Rechenzentrum – ideal für Steuerberater.

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Typische Einsatzszenarien in Kanzleien

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• Mandanten-E-Mail-Kommunikation
  
• Digitale Freigaben und Abstimmungen
  
• Verträge & steuerrelevante Korrespondenz
  
• Nachweispflicht bei Betriebsprüfungen
  
• Archivierung bei Mitarbeiterwechsel
  

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E-Mail Archivierung & Verfahrensdokumentation

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Neben der technischen Lösung unterstützen wir auch organisatorisch:‍

• Dokumentation der Archivierungsprozesse
  
• Unterstützung bei der Verfahrensdokumentation
  
• Definition von Aufbewahrungsfristen
  
• Rechte- und Zugriffskonzepte

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Denn eine GoBD-konforme Archivierung ist nicht nur Technik – sondern Prozess.

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Fazit: Der FIT Standard für Kanzleisicherheit

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Mit der FÖRSTERasp365 E-Mail-Archivierung classic erhalten Steuerberater:

• eine rechtssichere Lösung
  
• Hosting im DATEV Rechenzentrum
  
• MailStore-Technologie
  
• saubere Integration in Microsoft 365
  
• klare Lizenzstruktur
  

Damit schaffen Sie Rechtssicherheit, Effizienz und langfristige Datenverfügbarkeit.

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