Rechnungen per E-Mail, PDF-Dokumente in verschiedenen Postfächern, Rückfragen an Fachabteilungen und Freigaben, die auf dem Schreibtisch einer Führungskraft liegen bleiben: Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen gehört in vielen mittelständischen Unternehmen noch immer zu den administrativen Prozessen, die überraschend viel Zeit beanspruchen.
Mit steigendem Rechnungsvolumen wächst dieser Aufwand. Gleichzeitig erhöhen E-Rechnung, Compliance-Anforderungen und der Wunsch nach transparenten, ortsunabhängigen Prozessen den Druck auf Unternehmen, ihre Rechnungsverarbeitung zu digitalisieren.
Genau hier setzt ELO Invoice an. Die Lösung von ELO Digital Office bildet den Prozess vom Rechnungseingang über Prüfung und Freigabe bis zur Übergabe an nachgelagerte Systeme digital ab und kann damit sowohl kleinere als auch größere mittelständische Unternehmen entlasten.
Was ist ELO Invoice?
ELO Invoice ist eine Softwarelösung für die digitale und automatisierte Rechnungsverarbeitung innerhalb der ELO ECM Suite. Ziel ist es, einen möglichst durchgängigen digitalen Prozess für Eingangsrechnungen zu schaffen.
Dabei geht es nicht lediglich darum, Rechnungen digital abzulegen. ELO Invoice unterstützt den gesamten Rechnungsprozess: Rechnungsdaten werden erfasst und klassifiziert, geprüft und anschließend über definierte Workflows an die zuständigen Personen zur Bearbeitung oder Freigabe weitergeleitet. Nach Abschluss des Prozesses können Rechnungsinformationen an angebundene ERP- oder Buchhaltungssysteme übergeben werden.
Das Ergebnis ist ein zentraler Rechnungsworkflow, bei dem Mitarbeiter jederzeit nachvollziehen können, wo sich eine Rechnung befindet, wer sie bearbeiten muss und welchen Status sie aktuell hat.
Warum die Rechnungsverarbeitung gerade im Mittelstand zum Zeitfresser wird
Das eigentliche Problem ist häufig nicht die einzelne Rechnung. Eine Rechnung in einem kleinen Unternehmen kurz zu prüfen und freizugeben, erscheint zunächst unkompliziert. Doch multipliziert man diese Arbeit mit mehreren hundert oder sogar tausenden Rechnungen pro Monat, entsteht ein erheblicher administrativer Aufwand.
Typische Arbeitsschritte sind beispielsweise:
- Rechnung empfangen und ablegen
- Rechnungsdaten erfassen
- Lieferanten und Bestellungen zuordnen
- zuständige Mitarbeiter ermitteln
- sachliche und rechnerische Prüfung durchführen
- Freigaben einholen
- Rückfragen klären
- Zahlungsfristen überwachen
- Rechnung an die Buchhaltung oder das ERP-System übergeben
- Dokumente revisionssicher archivieren
Werden diese Schritte über E-Mail, Papier, Netzlaufwerke und verschiedene Softwarelösungen verteilt durchgeführt, entstehen schnell Medienbrüche.
Digitale Rechnungsworkflows setzen genau dort an. Automatisierte Abläufe können Bearbeitungszeiten reduzieren, Fehlerquellen minimieren und gleichzeitig die Nachvollziehbarkeit des Prozesses erhöhen.
So funktioniert die digitale Rechnungsverarbeitung mit ELO Invoice
Ein wesentlicher Vorteil von ELO Invoice besteht darin, dass nicht nur einzelne Arbeitsschritte digitalisiert werden. Stattdessen kann ein durchgängiger Prozess entstehen.
1. Rechnungen zentral erfassen
Rechnungen erreichen Unternehmen heute auf unterschiedlichen Wegen – beispielsweise per E-Mail, über Portale, als E-Rechnung oder weiterhin per Post. ELO Invoice kann Rechnungen unabhängig von ihrem ursprünglichen Eingangskanal in einen zentralen digitalen Prozess überführen. Relevante Rechnungsinformationen werden dabei erfasst und für die weitere Verarbeitung bereitgestellt.
Damit verschwindet ein typisches Problem aus dem Arbeitsalltag: die Suche nach Rechnungen in unterschiedlichen Postfächern, Ablagen oder Papierordnern.
2. Rechnungsdaten automatisch erkennen
Statt Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag und weitere Informationen jedes Mal manuell zu übertragen, können relevante Daten automatisiert ausgelesen und klassifiziert werden. ELO beschreibt hierfür unter anderem einen KI-gestützten Erfassungsassistenten. Rechnungsdaten werden erfasst, klassifiziert und geprüft, bevor der Beleg im System abgelegt und weiterverarbeitet wird.
Gerade bei einem steigenden Rechnungsvolumen kann dies einen erheblichen Anteil wiederkehrender manueller Arbeit reduzieren.
3. Digitale Prüf- und Freigabeworkflows starten
Nach der Erfassung beginnt der eigentliche digitale Rechnungsworkflow. Anstatt eine Rechnung per E-Mail weiterzuschicken oder eine Papiermappe von Schreibtisch zu Schreibtisch zu transportieren, wird sie anhand definierter Regeln an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.
Dabei lassen sich unterschiedliche Freigaberollen und mehrstufige Prüfverfahren abbilden. ELO Invoice unterstützt beispielsweise Vier- beziehungsweise Mehr-Augen-Prinzipien sowie Prozesse für Rechnungen mit zusätzlichem Klärungsbedarf.
So kann ein Unternehmen beispielsweise festlegen: Rechnung bis 1.000 Euro → Fachabteilung → Buchhaltung, während bei größeren Beträgen ein zusätzlicher Freigabeschritt vorgesehen wird: Rechnung über 10.000 Euro → Fachabteilung → Bereichsleitung → Geschäftsführung → Buchhaltung.
Der Ablauf wird dadurch nicht nur schneller, sondern auch reproduzierbarer.
4. Übergabe an ERP und Buchhaltung
Nach Prüfung und Freigabe endet der digitale Prozess nicht zwangsläufig in ELO. Rechnungsinformationen können an angebundene ERP- oder Buchhaltungssysteme übergeben werden. ELO hebt die Integration in bestehende IT-Landschaften ausdrücklich als Bestandteil der Lösung hervor.
Das ist gerade für mittelständische Unternehmen wichtig: Die Einführung einer digitalen Rechnungsverarbeitung bedeutet nicht automatisch, dass etablierte Kernsysteme ersetzt werden müssen. ELO Invoice kann vielmehr als verbindendes Element zwischen Dokument, Workflow und nachgelagertem Buchhaltungssystem eingesetzt werden.
Welche Vorteile bietet ELO Invoice für kleinere mittelständische Unternehmen?
Bei Digitalisierung wird häufig zuerst an große Unternehmen mit tausenden Mitarbeitern gedacht. Dabei kann gerade ein kleinerer Mittelständler von automatisierten Rechnungsprozessen profitieren. Denn hier ist die Personaldecke häufig deutlich dünner.
Wenn zwei oder drei Mitarbeiter einen großen Teil der Buchhaltung organisieren, wirken sich wiederkehrende administrative Tätigkeiten unmittelbar auf die verfügbare Arbeitszeit aus.
ELO Invoice kann beispielsweise dabei helfen,
- manuelle Dateneingaben zu reduzieren,
- Rechnungen zentral verfügbar zu machen,
- Freigaben zu standardisieren,
- Suchaufwand zu reduzieren,
- Zahlungsfristen besser im Blick zu behalten und
- Vertretungssituationen einfacher abzubilden.
Besonders interessant ist dabei die Skalierbarkeit. ELO weist darauf hin, dass digitale Rechnungsprozesse auch bei geringeren Rechnungsvolumina sinnvoll umgesetzt und beispielsweise über Cloud-Modelle bereitgestellt werden können.
Ein Unternehmen muss also nicht erst tausende Rechnungen pro Monat verarbeiten, bevor sich die Beschäftigung mit einem digitalen Rechnungseingang lohnt.
Und was bringt ELO Invoice größeren Mittelständlern?
Mit wachsender Unternehmensgröße verändert sich das Problem. Während kleinere Unternehmen vor allem Zeit sparen möchten, werden bei größeren Mittelständlern Prozesssteuerung, Transparenz und Skalierbarkeit zunehmend wichtiger.
Ein Unternehmen mit mehreren Niederlassungen, Kostenstellen und Fachabteilungen benötigt beispielsweise unterschiedliche Freigabewege. Hinzu kommen Vertretungsregelungen, verschiedene Berechtigungen und möglicherweise mehrere ERP- oder Finanzsysteme.
Genau in solchen Strukturen zeigt sich der Vorteil eines zentral gesteuerten Rechnungsworkflows. Statt dass jede Abteilung ihre eigene Vorgehensweise entwickelt, können Prozesse unternehmensweit definiert werden. Gleichzeitig bleibt nachvollziehbar, an welcher Stelle sich eine Rechnung aktuell befindet.
Über das Rechnungscockpit von ELO Invoice stehen darüber hinaus Statistiken, Auswertungen und Visualisierungen zur Verfügung. Dadurch erhalten Verantwortliche einen zentralen Überblick über laufende Rechnungsprozesse.
Mehr Transparenz statt „Wo ist eigentlich diese Rechnung?“
Einer der größten praktischen Vorteile digitaler Rechnungsverarbeitung ist erstaunlich unspektakulär: Eine Rechnung wird auffindbar.
Bei papierbasierten oder stark E-Mail-getriebenen Prozessen ist häufig unklar, wer eine Rechnung gerade bearbeitet. Die Buchhaltung fragt bei der Fachabteilung nach, die Fachabteilung bei der Führungskraft und parallel trifft möglicherweise bereits eine Zahlungserinnerung ein.
In einem digitalen Workflow lässt sich der Bearbeitungsstatus zentral nachvollziehen. Das reduziert interne Rückfragen und schafft gleichzeitig eine bessere Grundlage für Controlling und Liquiditätsplanung.
Zahlungsziele und Skonti besser nutzen
Langsame Freigabeprozesse verursachen nicht nur Arbeitsaufwand. Sie können bares Geld kosten. Bleibt eine Rechnung mehrere Tage in einem Postfach liegen oder wartet auf eine Freigabe, kann eine attraktive Skontofrist verstreichen. Im ungünstigsten Fall entstehen sogar Mahngebühren.
Automatisierte Workflows und Fristenüberwachung helfen dabei, solche Situationen zu reduzieren. ELO nennt die Einhaltung von Zahlungszielen und die bessere Nutzung von Skonti ausdrücklich als Vorteile digitaler Rechnungsprozesse. Damit wird Rechnungsdigitalisierung von einem reinen IT-Thema zu einem wirtschaftlichen Thema.
ELO Invoice und die E-Rechnung
Zusätzliche Relevanz erhält die digitale Rechnungsverarbeitung durch die Einführung der E-Rechnung im deutschen B2B-Bereich. Strukturierte Formate ermöglichen es Softwarelösungen, Rechnungsinformationen direkt maschinell weiterzuverarbeiten. Zu den wichtigen Formaten gehören insbesondere XRechnung und ZUGFeRD.
ELO Invoice unterstützt die Verarbeitung entsprechender E-Rechnungsformate und kann deren Daten in digitale Prüf- und Freigabeprozesse übernehmen.
Für Unternehmen ergibt sich daraus eine wichtige Chance: Die E-Rechnung muss nicht lediglich als gesetzliche Pflicht betrachtet werden. Richtig umgesetzt kann sie der Ausgangspunkt sein, um den gesamten Rechnungseingangsprozess zu automatisieren.
Digitale Rechnungsverarbeitung ist mehr als papierlose Buchhaltung
Ein häufiger Fehler bei Digitalisierungsprojekten besteht darin, einen bestehenden Papierprozess lediglich digital nachzubauen. Aus der Papiermappe wird dann eine PDF-Datei – der eigentliche Ablauf bleibt jedoch nahezu unverändert.
Der größere Nutzen entsteht erst, wenn gleichzeitig die Prozesse hinterfragt werden:
- Wer muss eine Rechnung tatsächlich prüfen?
- Welche Freigaben sind notwendig?
- Welche Schritte können automatisch erfolgen?
- Wann ist eine zusätzliche Genehmigung erforderlich?
- Welche Daten können direkt an das ERP-System übergeben werden?
Genau deshalb sollte die Einführung von ELO Invoice nicht ausschließlich als Softwareinstallation verstanden werden. Sie ist eine Gelegenheit, bestehende Rechnungsprozesse zu vereinfachen und anschließend digital abzubilden.
Für welche Unternehmen lohnt sich ELO Invoice?
Besonders interessant ist eine Lösung zur digitalen Rechnungsverarbeitung für Unternehmen, bei denen mehrere der folgenden Situationen auftreten:
- Viele Eingangsrechnungen: Die manuelle Erfassung bindet regelmäßig Arbeitszeit.
- Mehrere Freigabestufen: Rechnungen müssen durch unterschiedliche Abteilungen oder Führungsebenen geprüft werden.
- Verteilte Standorte: Papierbasierte Freigaben und lokale Ablagen erschweren einheitliche Prozesse.
- Viele interne Rückfragen: Die Buchhaltung muss regelmäßig nach dem aktuellen Bearbeitungsstand fragen.
- Hoher Suchaufwand: Rechnungen liegen in E-Mail-Postfächern, Netzlaufwerken und verschiedenen Ablagen.
- Bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme: Rechnungsinformationen sollen möglichst ohne zusätzliche manuelle Dateneingabe weitergegeben werden.
- Wachsende Anforderungen: Das heutige Verfahren funktioniert zwar noch, skaliert aber mit dem Wachstum des Unternehmens zunehmend schlechter.
Je mehr dieser Punkte zutreffen, desto größer ist in der Regel das Potenzial eines automatisierten Rechnungseingangs.
Der vielleicht wichtigste Effekt: Mitarbeiter gewinnen Zeit zurück
Digitalisierung wird häufig über technische Funktionen verkauft. Für mittelständische Unternehmen ist jedoch ein anderer Effekt mindestens genauso wichtig: Qualifizierte Mitarbeiter müssen weniger Zeit mit Routineaufgaben verbringen.
Eine Buchhaltungsfachkraft bringt einem Unternehmen deutlich mehr Nutzen, wenn sie Unstimmigkeiten analysiert, Prozesse verbessert oder das Controlling unterstützt, als wenn sie Rechnungsnummern überträgt und Kollegen wegen ausstehender Freigaben hinterhertelefoniert.
ELO Invoice kann genau diese wiederkehrenden Tätigkeiten reduzieren. Damit geht es bei der Automatisierung des Rechnungseingangs nicht darum, Menschen aus dem Prozess zu entfernen. Es geht darum, ihre Aufmerksamkeit dort einzusetzen, wo tatsächlich menschliche Entscheidungen erforderlich sind.
Fazit: ELO Invoice schafft einen skalierbaren Rechnungsprozess für den Mittelstand
Ob 50, 500 oder mehrere tausend Mitarbeiter: Der grundsätzliche Rechnungsprozess unterscheidet sich häufig weniger, als man vermuten würde. Eine Rechnung kommt an, muss erfasst, geprüft, freigegeben, verbucht und archiviert werden. Der Unterschied liegt vor allem in der Menge und Komplexität.
ELO Invoice hilft dabei, aus vielen einzelnen manuellen Arbeitsschritten einen strukturierten digitalen Rechnungsprozess zu machen. Automatisierte Erfassung, digitale Freigaben, Fristenüberwachung, ERP-Integration und ein zentraler Überblick über laufende Rechnungen können Buchhaltung und Fachabteilungen gleichermaßen entlasten.
Für kleinere Mittelständler bedeutet das vor allem: weniger Routinearbeit und weniger Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern. Für größere mittelständische Unternehmen kommen Standardisierung, Transparenz und die Möglichkeit hinzu, Rechnungsprozesse über Abteilungen und Standorte hinweg skalierbar abzubilden.
Und genau darin liegt der eigentliche Mehrwert: Nicht die Rechnung wird digitaler – der gesamte Prozess wird einfacher.
Sie möchten wissen, welches Potenzial in Ihrem Rechnungseingang steckt?
Der sinnvollste Ausgangspunkt ist häufig keine lange Software-Checkliste, sondern eine Analyse des bestehenden Prozesses: Wie kommen Rechnungen heute ins Unternehmen? Wie viele manuelle Schritte sind notwendig? Wo entstehen Wartezeiten? Und welche Systeme müssen miteinander kommunizieren?
Auf dieser Basis lässt sich beurteilen, wie ein digitaler Rechnungsworkflow mit ELO Invoice aussehen kann – und an welchen Stellen sich der größte Entlastungseffekt erzielen lässt.
