Telefonie in der Steuerberatungskanzlei: Mehr Effizienz mit NCTI Pro und DATEV-Anbindung

Die Telefonie ist nach wie vor einer der wichtigsten Kommunikationskanäle in Steuerberatungskanzleien. Täglich gehen zahlreiche Anrufe von Mandant:innen, Finanzämtern und Geschäftspartnern ein – oft unter Zeitdruck und mit hoher fachlicher Relevanz. Genau hier setzt NCTI Pro in Verbindung mit NFON und der DATEV-Stammdatenanbindung an.Aufbauend auf unserem letzten Blogbeitrag zur modernen Cloud-Telefonie mit NFON zeigen wir heute, wie Steuerkanzleien mit NCTI Pro ihre Telefonie intelligent erweitern und nahtlos in die DATEV-Welt integrieren können.

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Die Herausforderung: Telefonie ohne Kontext kostet Zeit

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In vielen Kanzleien läuft Telefonie noch isoliert:

• Eingehende Anrufe zeigen nur die Rufnummer
  
• Mandantendaten müssen manuell in DATEV gesucht werden
  
• Gesprächsinhalte werden nicht oder nur unvollständig dokumentiert
  
• Rückrufe und Absprachen sind schwer nachvollziehbar
  

Das Ergebnis: Zeitverlust, Medienbrüche und fehlende Transparenz – gerade bei Vertretungen, Teilzeitmodellen oder im Homeoffice.

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Die Lösung: NCTI Pro mit DATEV-Stammdaten

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NCTI Pro ist die professionelle CTI-Lösung (Computer Telephony Integration) für NFON-Telefonanlagen und wurde speziell für die Anforderungen von Steuerberatungskanzleien entwickelt.

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Das zentrale Highlight: Die direkte Anbindung der Telefonie an die DATEV-Stammdaten.
Was bedeutet das konkret?

• Automatische Anruferkennung anhand der DATEV-Stammdaten
  
• Anzeige von Mandantenname, Nummer und zuständigem Sachbearbeiter bereits beim Klingeln
  
• Direkter Sprung aus dem Telefonat in den passenden DATEV-Kontext
  

So wird aus einer anonymen Rufnummer sofort ein bekannter Mandant.
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Die wichtigsten Vorteile für Steuerkanzleien

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1. Sofortige Mandantenerkennung‍‍

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Eingehende Anrufe werden eindeutig zugeordnet. Mitarbeitende wissen sofort:

• Wer ruft an?
  
• Zu welchem Mandat gehört der Anruf?
  
• Wer ist intern zuständig?
  

Das sorgt für professionelle Gesprächsführung und kürzere Telefonate.

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2. Nahtlose Dokumentation von Telefonaten

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Mit NCTI Pro lassen sich Telefonnotizen direkt beim Gespräch erfassen:

• Gesprächsinhalte
  
• Rückrufbitten
  
• Aufgaben oder Fristen
  

Diese Informationen stehen dem gesamten Team zur Verfügung – ein großer Vorteil bei:

• Vertretungen
  
• Urlaubszeiten
  
• Krankheitsausfällen

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3. Effizientere Arbeitsabläufe im Kanzleialltag

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Durch die Integration in bestehende Prozesse entfallen:

• Manuelle Suchen in DATEV
  
• Zettelnotizen
  
• Doppelte Dokumentation
  

Das spart messbar Zeit und reduziert Fehlerquellen.

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4. Unterstützung der Rechnungsstellung mit DATEV EO comfort und Kanzleiorganisation

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Ein oft unterschätzter Vorteil der strukturierten Telefonie mit NCTI Pro ist die direkte Unterstützung einer transparenten und nachvollziehbaren Rechnungsstellung – insbesondere in Verbindung mit DATEV Eigenorganisation comfort (EO comfort) und dem DATEV-Rechnungswesen.Durch die strukturierte Erfassung von Telefonaten und Gesprächsinhalten lassen sich:

• telefonische Beratungsleistungen eindeutig einem Mandat zuordnen
  
• Gesprächsanlässe als Grundlage für Tätigkeitsnachweise nutzen
  
• Rückfragen zu Zeitaufwänden fachlich fundiert beantworten
  

In Kombination mit DATEV EO comfort können diese Informationen genutzt werden, um:

• Leistungen sauber in die Kanzleiorganisation einzuordnen
  
• Abrechnungsprozesse vorzubereiten und zu strukturieren
  
• die interne Transparenz zwischen Sachbearbeitung und Abrechnung zu erhöhen
  

Gerade bei zeitabhängiger Abrechnung, Zusatzleistungen oder individuellen Beratungen schafft NCTI Pro damit eine verlässliche Dokumentationsbasis für das DATEV-Rechnungswesen.

Das Ergebnis: eine leistungsorientierte, faire und revisionssichere Rechnungsstellung, ohne zusätzlichen administrativen Aufwand im Kanzleialltag.

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5. Optimale Ergänzung zur Cloud-Telefonie mit NFON

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In unserem letzten Beitrag haben wir gezeigt, warum NFON die ideale Cloud-Telefonanlage für Steuerkanzleien ist. NCTI Pro baut genau darauf auf und erweitert NFON um:

• Kanzleispezifische Funktionen
  
• DATEV-Integration
  
• Mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit
  

Gemeinsam bilden NFON und NCTI Pro eine zukunftssichere Telefonielösung – egal ob im Büro, im Homeoffice oder mobil.

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6. DSGVO-konforme und sichere Lösung

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Gerade in der Steuerberatung ist Datenschutz essenziell. NCTI Pro:

• Arbeitet innerhalb der bestehenden NFON- und DATEV-Strukturen
  
• Unterstützt eine saubere, nachvollziehbare Dokumentation
  
• Vermeidet Schatten-IT und externe Notizzettel
  

Für wen eignet sich NCTI Pro besonders?‍

• Steuerberatungskanzleien mit hohem Telefonaufkommen
  
• Kanzleien mit mehreren Mitarbeitenden oder Standorten
  
• Teams mit Homeoffice- oder Hybrid-Arbeitsmodellen
  
• Kanzleien, die Wert auf strukturierte Mandantenkommunikation legen

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Fazit: Telefonie wird zum produktiven Kanzleiwerkzeug

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Mit NCTI Pro, NFON und der DATEV-Stammdatenanbindung wird Telefonie in der Steuerberatung vom reinen Kommunikationsmittel zum effizienten Arbeitswerkzeug.Statt Suchen, Nachfragen und Zettelwirtschaft profitieren Kanzleien von:

• Schneller Mandantenerkennung
  
• Strukturierter Dokumentation
  
• Reibungslosen Abläufen
  
• Höherer Servicequalität für Mandant:innen

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