Die Kreisverwaltung Dithmarschen hat eindrucksvoll gezeigt, wie moderne Dokumentendigitalisierung Prozesse nachhaltig beschleunigt, Fehler reduziert und Mitarbeitende entlastet. Mit einer Kombination aus Canon-Hardware, der Scansoftware scannerbox und dem Dokumentenmanagementsystem belegebox wurde ein ganzheitlicher, effizienter Workflow geschaffen, der täglich hunderte Dokumente zuverlässig verarbeitet.
Ausgangssituation: Überlastete Systeme und komplexe Verwaltungsabläufe
Vor der Systemerneuerung arbeitete die Verwaltung mit einer veralteten, fehleranfälligen Lösung. Die Herausforderungen waren vielfältig:
- Systemausfälle über Wochen, die die Postbearbeitung nahezu lahmlegten
- Komplizierte Nutzerverwaltung, die Rechteänderungen erschwerte
- Mangelnde Fehlertoleranz, was Nacharbeiten nötig machte
- Hoher manueller Aufwand, insbesondere durch Ortswechsel zwischen Scanner und Arbeitsplatz
Ein Totalausfall wurde schließlich der Auslöser, eine neue, leistungsstarke und zukunftssichere Lösung auszuschreiben.
Die Entscheidung: Moderne Scan- & DMS-Infrastruktur von page one, Canon & belegebox
Nach Sichtung verschiedener Anbieter entschied sich die Verwaltung für ein umfassendes System bestehend aus:
Canon imageFORMULA DR-G2110 & DR-G2090
- Hochvolumenscanner mit bis zu 500 Blatt Einzugskapazität
- Auflösung bis 600 dpi
- Leise, schnell, zuverlässig, perfekt für den Dauerbetrieb
scannerbox – effiziente, intuitive Erfassungssoftware
- Minimiert Arbeitswege
- Automatisiert das Erfassen, Trennen, Verteilen von Dokumenten
belegebox – webbasiertes Dokumentenmanagement
- Sicheres, revisionssicheres Archiv
- Transparente Dokumentenwege
- Volltextsuche via OCR
- Standortunabhängige Nutzung
- Mehrstufiges Sicherheitskonzept mit Hosting in Deutschland
Besonders hilfreich: page one entwickelte eine spezielle Schnittstelle, die die Verteilung digitalisierter Dokumente noch effizienter gestaltet.
Der neue Workflow: Schnell, fehlerarm und standortunabhängig
Heute erfassen drei Mitarbeitende täglich tausende Seiten an drei Scan-Stationen. Der Prozess läuft durchgängig digital:
- Eingangspost wird vollständig an den Stationen verarbeitet
- scannerbox sorgt für die strukturierte Erfassung
- Über die Schnittstelle gelangen Dokumente automatisch an die zuständigen Stellen
- belegebox macht den gesamten Weg jedes Dokuments transparent rückverfolgbar
Das Resultat:
- Deutlich reduzierte Nachkontrollen
- Weniger Verzögerungen bei Ausfällen, da Rechtevergabe nun unkompliziert möglich ist
- Beschleunigte Bearbeitung, auch dank hoher Erkennungsraten
- Mehr Zeit und Ressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten
Sicherheit & Compliance: TR-RESISCAN-konform
Die Lösung erfüllt die hohen Anforderungen der TR-RESISCAN-Richtlinie, u. a. durch:
- Hohe Farb- und Scanqualität
- Sichere Speicherung in Deutschland
- Regelmäßige Datensicherung
- Automatisierte Archivierung nach 30 Tagen
Damit ist rechtssicheres, ersetzendes Scannen gewährleistet.
Umsetzung in Rekordzeit
Von der ersten Beratung bis zum produktiven Einsatz vergingen nur sechs Monate – trotz hoher Dokumentenvolumina und der Notwendigkeit für individuelle Anpassungen.
Fazit: Ein Best-Practice-Beispiel für digitale Verwaltung
Die Digitalisierung der Eingangspost in Dithmarschen zeigt eindrucksvoll: Mit der richtigen Kombination aus Hardware, Software und kompetenten Partnern lassen sich Verwaltungsprozesse massiv beschleunigen, sicher gestalten und nachhaltig verbessern.
Die Verwaltung plant bereits Erweiterungen, um weitere Bereiche zu digitalisieren – ein klarer Hinweis auf den großen Erfolg der Lösung.
