Rechnungsworkflow mit ELO: Wie mittelständische Unternehmen Zeit und Kosten sparen
Viele mittelständische Unternehmen stehen vor der gleichen Herausforderung: Rechnungen trudeln täglich per Post, E-Mail oder Portal ein – und müssen geprüft, freigegeben und verbucht werden. Ohne ein strukturiertes System führt das schnell zu Verzögerungen, unnötigen Kosten und Unzufriedenheit in den Abteilungen.
Ein Enterprise Content Management (ECM) System wie ELO schafft hier Abhilfe. Besonders der digitale Rechnungsworkflow sorgt für mehr Effizienz, Transparenz und Rechtssicherheit.
Vorher: So läuft der Rechnungsprozess oft ab
Ein typisches mittelständisches Unternehmen bearbeitet monatlich mehrere hundert Eingangsrechnungen. Ohne ein ECM-System sieht der Ablauf häufig so aus:
- Rechnungen erreichen das Unternehmen per Post oder per E-Mail-Anhang.
- Belege werden ausgedruckt, kopiert oder per Hauspost weitergereicht.
- Rückfragen verzögern die Freigabe, weil Unterlagen fehlen oder Kollegen im Urlaub sind.
- Skontofristen werden verpasst, Zahlungen verzögern sich.
- Die Buchhaltung sucht im Zweifel lange nach dem richtigen Dokument.
Das Ergebnis: hohe Durchlaufzeiten, unklare Verantwortlichkeiten und steigende Prozesskosten.
Nachher: Rechnungsworkflow mit ELO
Nach der Einführung von ELO ECM gestaltet sich der Rechnungsprozess deutlich effizienter:
- Digitale Erfassung: Eingehende Rechnungen werden automatisch gescannt oder per E-Mail ins System importiert.
- Automatisches Auslesen: Relevante Daten (z. B. Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant) werden per OCR erkannt und im System hinterlegt.
- Automatischer Abgleich: Die Software gleicht Rechnungen mit Bestellungen oder ERP-Daten ab. Abweichungen werden sofort markiert.
- Digitale Freigabe: Statt Papierstapel wandern Rechnungen per Workflow digital an die zuständigen Mitarbeiter – mit klaren Fristen und Erinnerungen.
- Transparenz: Jeder Schritt ist nachvollziehbar – von der Prüfung bis zur Freigabe.
- Rechtssichere Archivierung: Nach Abschluss wird die Rechnung revisionssicher gespeichert, jederzeit auffindbar und compliant nach GoBD und DSGVO.
Das Ergebnis: Rechnungen werden in wenigen Stunden oder Tagen bearbeitet – nicht mehr in Wochen. Unternehmen sparen Zeit, nutzen Skonti konsequent und entlasten ihre Mitarbeiter.
Die Vorteile im Überblick
- Bis zu 70 % kürzere Durchlaufzeiten
- Deutliche Kostenersparnis durch Skonto-Nutzung
- Transparente Prozesse und klare Verantwortlichkeiten
- Rechtssicherheit durch digitale Archivierung
- Skalierbarkeit für wachsende Anforderungen
Fazit: Zukunftssichere Rechnungsverarbeitung mit Förster IT
Der digitale Rechnungsworkflow mit ELO ECM ist einer der effektivsten Hebel für mehr Effizienz im Mittelstand. Unternehmen, die den Schritt zur Digitalisierung wagen, profitieren von schnelleren Prozessen, reduzierten Kosten und zufriedeneren Mitarbeitern.
Als ELO-Partner unterstützen wir von Förster IT mittelständische Unternehmen bei der Einführung und Anpassung von ECM-Systemen. Gemeinsam entwickeln wir Lösungen, die perfekt zu Ihren Abläufen passen – von der Analyse über die Implementierung bis zur Schulung.
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