Warum eine Verfahrensdokumentation beim ersetzenden Scannen unerlässlich ist – und was sie mit Prozessoptimierung zu tun hat
Die Digitalisierung von Papierdokumenten ist in vielen Unternehmen längst Alltag. Doch wer physische Belege vernichtet, nachdem sie eingescannt wurden, muss ganz genau wissen, was er tut. Denn ohne eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation ist das sogenannte ersetzende Scannen nicht rechtssicher – und damit ein erhebliches Risiko bei Betriebsprüfungen.
Was ist ersetzendes Scannen?
Beim ersetzenden Scannen werden Papierdokumente (z. B. Eingangsrechnungen, Verträge, Lieferscheine) digitalisiert und anschließend vernichtet. Die digitalen Kopien gelten dann als alleinige Nachweise – sowohl für unternehmensinterne Prozesse als auch für die Finanzverwaltung.
Damit das zulässig ist, fordert die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) eine detaillierte Verfahrensdokumentation, die den gesamten Prozess lückenlos beschreibt.
Warum ist die Verfahrensdokumentation so wichtig?
1. Rechtssicherheit und GoBD-Konformität
Die GoBD schreiben vor, dass die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von digitalen Unterlagen sichergestellt sein muss. Dazu gehört:
- Wer scannt die Belege?
- Mit welchen Systemen?
- Welche Kontrollen finden statt?
- Wie wird sichergestellt, dass die Scans vollständig und unverändert sind?
Ohne eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation fehlt der Nachweis der Ordnungsmäßigkeit – und damit die rechtliche Grundlage für das ersetzende Scannen.
2. Prozessklarheit und Verantwortlichkeiten
Im Rahmen der Dokumentation müssen Abläufe beschrieben und Verantwortlichkeiten benannt werden. Das zwingt Unternehmen dazu, ihre internen Prozesse zu hinterfragen und klar zu definieren:
- Gibt es feste Abläufe für den Posteingang?
- Wer ist für das Scannen verantwortlich?
- Wie erfolgt die Ablage in digitalen Systemen?
Ergebnis: Transparente, strukturierte und standardisierte Abläufe, die Fehlerquellen minimieren und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erleichtern.
3. Qualitätsmanagement und Effizienz
Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist nicht nur ein Mittel zur GoBD-Erfüllung – sondern ein echter Hebel zur Prozessverbesserung:
- Qualitätskontrollen werden etabliert
- Verlust und Doppelablagen von Dokumenten werden vermieden
- Digitale Suchfunktionen ersetzen manuelle Aktenablagen
- Durchlaufzeiten werden verkürzt
Unternehmen, die ihre Scanprozesse sauber dokumentieren und digitalisieren, gewinnen Zeit, Sicherheit und Effizienz.
Fazit: Verfahrensdokumentation ist mehr als nur Pflicht
Eine durchdachte Verfahrensdokumentation ist gesetzliche Pflicht, unternehmerisch sinnvoll und praktisch hilfreich. Sie schafft:
- Revisionssicherheit
- Klarheit in Prozessen
- Grundlage für kontinuierliche Verbesserung
Sie möchten ersetzendes Scannen rechtssicher umsetzen?
Wir unterstützen Sie bei der Erstellung Ihrer individuellen Verfahrensdokumentation – GoBD-konform, verständlich und prüfungssicher. Gleichzeitig helfen wir Ihnen dabei, Ihre bestehenden Scan- und Archivierungsprozesse auf den Prüfstand zu stellen und zu optimieren.
📩 Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch. Gemeinsam machen wir Ihre Dokumentation zum Mehrwert für Ihr Unternehmen.
.avif)
