Warum eine Verfahrensdokumentation unverzichtbar ist
Die Verfahrensdokumentation ist kein „Nice-to-have“ – sie ist eine gesetzliche Pflicht. Laut den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) muss jedes Unternehmen dokumentieren, wie seine digitalen Prozesse – von der Belegerfassung bis zur Archivierung – ablaufen.
Fehlt diese Dokumentation, drohen bei einer Betriebsprüfung erhebliche Risiken, bis hin zur Verwerfung der Buchführung.
Was gehört in eine Verfahrensdokumentation?
Eine vollständige Verfahrensdokumentation beschreibt nachvollziehbar, wie Belege entstehen, verarbeitet und archiviert werden. Typische Bestandteile sind:
- Allgemeine Beschreibung des Unternehmens und der eingesetzten Systeme
- Organisations- und Prozessübersicht (z. B. Belegfluss, Freigabeprozesse, Scannen und Ablage)
- Technische Systemdokumentation (z. B. eingesetzte Software, Scanner, Cloud-Systeme)
- Betriebs- und Anwenderdokumentation
- Internes Kontrollsystem (IKS) und Berechtigungskonzept
So entsteht eine klare Struktur, die Prüfern, Mitarbeitenden und Beratern Orientierung bietet.
Der Mehrwert für Steuerberater und Mandanten
Gerade Steuerberater stehen häufig vor der Herausforderung, ihre Mandanten auf die Notwendigkeit der Verfahrensdokumentation hinzuweisen – und diese anschließend sauber zu erstellen.
Hier kommen wir von Förster IT ins Spiel:
Wir unterstützen Kanzleien und deren Mandanten dabei, die technischen und organisatorischen Prozesse vollständig zu erfassen und verständlich zu dokumentieren.
Unsere Vorgehensweise:
- Analyse der bestehenden IT- und Buchhaltungsprozesse
- Workshop mit Mandant und Steuerberater zur Erfassung der Abläufe
- Erstellung der individuellen Verfahrensdokumentation nach GoBD-Vorgaben
- Fortlaufende Pflege und Aktualisierung, wenn sich Prozesse ändern
Damit stellen wir sicher, dass die Dokumentation prüfungsfest und praxisnah bleibt.
Häufige Fragen aus der Praxis
➡️ Ist eine Verfahrensdokumentation auch für kleine Unternehmen notwendig?
Ja. Die GoBD gelten unabhängig von der Unternehmensgröße. Auch Einzelunternehmer müssen ihre Prozesse dokumentieren – angepasst an die Komplexität ihres Betriebs.
➡️ Reicht eine Vorlage aus dem Internet?
In der Regel nicht. Jede Verfahrensdokumentation muss individuell an die tatsächlichen Abläufe und Systeme angepasst sein.
➡️ Wer ist verantwortlich für die Erstellung?
Das Unternehmen selbst. In der Praxis erfolgt die Erstellung oft gemeinsam mit dem Steuerberater und – bei digitalen Prozessen – einem IT-Dienstleister wie Förster IT.
Unser Fazit
Eine Verfahrensdokumentation ist mehr als nur eine Pflichtaufgabe – sie schafft Klarheit über interne Prozesse, minimiert Risiken bei Betriebsprüfungen und fördert die digitale Ordnung im Unternehmen.Mit unserer Unterstützung erhalten Sie eine prüfungsfeste, verständliche und individuell angepasste Dokumentation, die Sie und Ihre Mandanten langfristig entlastet.
💡 Tipp für Steuerberater
Nutzen Sie die Erstellung der Verfahrensdokumentation als Mehrwert für Ihre Mandantenberatung. Gemeinsam mit Förster IT können Sie das Thema digital und effizient umsetzen – ganz ohne aufwendige Eigenrecherche.
Förster IT – Ihr Partner für digitale Prozesse und GoBD-konforme Verfahrensdokumentation.
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